Kad detaļas un cilvēki nosaka pasākuma panākumus

Mazajās pašvaldībās pasākumu organizēšanas realitāte gandrīz vienmēr ir šāda – ierobežots laiks, ierobežots budžets un augstas gaidas. Tieši šādos apstākļos pagājušā gada rudenī Smiltenes novadā tapa “Iedvesmas diena Smiltenes novada uzņēmējiem”.

Pasākums notika 30 dienas pēc manas stāšanās Uzņēmējdarbības un tūrisma nodaļas vadītājas amatā (iepriekš vadīju Komunikācijas nodaļu). Šis bija viens no diviem pasākumiem uzņēmējiem, kas man bija jāorganizē mēneša laikā. Auditorija – uzņēmēji un sadarbības partneri no dažādām institūcijām, no kuriem lielu daļu līdz tam nepazinu personīgi. Tāpēc jau no paša sākuma bija skaidrs – ar formālu pieeju šoreiz nepietiks.

Kāpēc man bija svarīgi, lai pasākums izdodas

2024. gadā “Iedvesmas dienu” organizēja mans ļoti jaudīgs, nu jau bijušais kolēģis, un saturiski pasākums bija ļoti kvalitatīvs. Taču 2024. gadā pasākuma apmeklējums bija būtiski mazāks, nekā būtu pelnījis pats saturs.

Man bija svarīgi, lai šis darbs netiek norakstīts kā neveiksmīgs formāts vai “nekas īpašs”. Problēma nebija saturā, bet tajā, kā pasākums tika piedāvāts, kur tas notika un kāda sajūta to ieskāva. Tāpēc 2025. gadā pieņēmām vairākus apzinātus lēmumus.

Norises vieta kā pasākuma pievienotā vērtība

Viens no svarīgākajiem lēmumiem bija norises vieta. Izvēlējāmies vietu ar ierobežotu cilvēku skaitu un skaidru pievienoto vērtību – daudzfunkcionālo sociālo pakalpojumu centru “Īve”. Mazāka telpa nozīmēja ciešāku sarunu, fokusētāku auditoriju un sajūtu, ka dalība pasākumā ir apzināta izvēle, nevis nejaušs kalendāra ieraksts. Noslēgumā pasākuma dalībniekiem sarūpējām lielisku iespēju ielūkoties “Īves” dienas centra specializētajās darbnīcās, kur cilvēki ar garīga rakstura un funkcionāliem traucējumiem darina keramikas traukus, sveces, ada, šuj un kokapstrādes darbnīcā veido suvenīrus.

Skats no malas, kas palīdzēja pieņemt lēmumus

Pieņemot šos lēmumus, bieži domāju ne tikai kā organizatore, bet arī kā pasākumu fotogrāfe. Gadiem fotografējot Latvijas lielos un mazos sporta un korporatīvos pasākumus, esmu cieši līdzās organizatoriem un vienlaikus nedaudz malā – vēroju cilvēkus, telpu, kustību, noskaņu. Redzu, kur cilvēki jūtas ērti, kur apmulst, kur pazūd uzmanība un kur rodas īstais brīdis.

Šī pieredze man ļoti palīdz saprast, ka pasākums ir kas krietni vairāk par izveidotu programmu. Svarīgākā ir kopējā sajūta, ko cilvēks aiznes sev līdzi. Tieši šis skatījums ietekmēja gan lēmumu par personisku komunikāciju ar dalībniekiem un iedvesmotājiem, gan uzmanību detaļām telpā.

Fotografēšana iemāca vēl ko būtisku – ne visu var izkontrolēt, bet visu var pamanīt. Un šī spēja pamanīt detaļas dod drošības sajūtu, strādājot ļoti īsā laikā un ar minimāliem resursiem.

Reģistrācija kā pirmais uzticības signāls

“Iedvesmas dienas” mērķis nebija masveidība. Tā bija saruna. Šis bija komandas darbs – lēmumi, saziņa ar dalībniekiem un praktiskās detaļas tapa ciešā sadarbībā ar kolēģiem, kuri ikdienā nodrošina darba nepārtrauktību paralēli citiem pienākumiem.

Maksimālo dalībnieku skaitu sasniedzām jau deviņas dienas pirms pasākuma norises. Patiesībā

izveidojām arī gaidītāju rindu – ja kāds atsakās, vietu piedāvājām nākamajam.

Kopā ar kolēģi katram dalībniekam piezvanījām personīgi, lai pārliecinātos par dalību. Lai gan citi kolēģi brīdināja, ka parasti pasākumā neierodas apmēram trešdaļa pieteikto, mums tikai divi dalībnieki paziņoja par plānu maiņu. Šie zvani ļāva iepazīt cilvēkus vēl pirms pasākuma dienas. Papildus tam visi savlaicīgi saņēma e-pastā praktisku, skaidru informāciju par norisi.

Iedvesmotāji kā pasākuma mugurkauls

Ļoti nozīmīga loma bija arī iedvesmotājiem – cilvēkiem, kuru klātbūtne pati par sevi rada uzticību. Viens no tiem bija “Luminor” bankas galvenais ekonomists Pēteris Strautiņš – personība, kura spēj sarežģītus ekonomikas procesus izskaidrot saprotami, ar zināmu devu humora un kontekstā ar reģionā notiekošo. Šādu cilvēku klātbūtne būtiski ietekmē gan auditorijas uzticību, gan mediju interesi.

Detaļas, kas aizstāj budžetu

Strādājot ar minimālu budžetu, apzināti izvēlējāmies ieguldīt laiku (kura nebija, bet 24/7 tomēr kaut kur atradās) un attieksmi. Katram iedvesmotājam un runātājam sagatavoju ar roku rakstītu pateicības kartīti, domātu tieši viņam.

Savukārt auditorijā uz katra krēsla pasākuma norises vietā atradās iedvesmojošs citāts. Tās ir nelielas lietas, taču tās signalizē, ka cilvēks ir pamanīts. Un tas viss bija no sirds.

Mediji kā sarunas turpinājums

Man kā izbijušai žurnālistei apzināta pasākuma daļa bija arī darbs ar medijiem. “Iedvesmas dienā Smiltenes novada uzņēmējiem” piedalījās reģionālais laikraksts “Ziemeļlatvija”, un pirmo reizi šī pasākuma vēsturē arī “Latvijas Televīzija”, kas sagatavoja sižetu par ekonomisko attīstību reģionā. Man tas daudz nozīmēja, jo vēlos, lai saredz, cik jaudīgi ir reģioni, tostarp Smiltenes novads.

Ko es pati iemācījos no sava pirmā pasākuma

Ar pareiziem lēmumiem, kurus bieži balstu arī iekšējā sajūtā, iespējams atjaunot uzticību formātam un auditorijai. Personiska attieksme, uzmanība detaļām, spēcīgi iedvesmotāji un pieredze, kas ļauj pamanīt nianses, šoreiz izrādījās svarīgāki par jebkuru budžetu.

Autors: Smiltenes novada pašvaldības Uzņēmējdarbības un tūrisma nodaļas vadītāja

Santa Sinka, LASAP biedre

Foto: Agnis Melderis