Kāpēc un kā sasaistīt iekšējo komunikāciju ar uzņēmuma stratēģiju?

Dažreiz organizācijās var novērot šādu situāciju: tiek organizēti pasākumi, veidotas kampaņas, radīts saturs un ieviesti jauni komunikācijas kanāli, taču ne vienmēr ir skaidrs, kā tas palīdz uzņēmumam virzīties uz stratēģiskajiem mērķiem. Šis ir klasisks piemērs tam, kā iekšējā komunikācija var zaudēt savas ietekmes potenciālu, darboties paralēli biznesa procesiem, nevis sazobē ar tiem.

Tieši tāpēc viens no svarīgākajiem principiem efektīvā iekšējā komunikācijā ir tās cieša sasaiste ar organizācijas stratēģiju. Iekšējā komunikācija nav tikai informācijas nodošana – tas ir vadības instruments, kas palīdz ieviest pārmaiņas, veidot uzticēšanos, stiprināt organizācijas kultūru un ietekmēt darbinieku uzvedību. Citiem vārdiem sakot – tā var palīdzēt stratēģiju īstenot dzīvē.

Stratēģija nevar pastāvēt bez darbinieku iesaistes

Pat visambiciozākā biznesa stratēģija paliks prezentācijas slaidos, ja darbinieki nesapratīs, kāda ir tās nozīme un kāpēc pārmaiņas ir nepieciešamas.

Un šeit sākas iekšējās komunikācijas loma. Ja organizācija plāno ieviest jaunu biznesa modeli, attīstīt inovācijas, paplašināties starptautiski vai mainīt darba procesus, komunikācijas uzdevums ir palīdzēt cilvēkiem saprast:

• kāpēc šīs pārmaiņas notiek;

• ko tās nozīmē ikdienas darbā;

• kādu ieguldījumu no katra darbinieka / struktūrvienības sagaida organizācija;

• kā šīs pārmaiņas palīdzēs sasniegt kopējo mērķi.

Labi organizēta komunikācija palīdz mazināt nenoteiktību un pretestību pārmaiņām. Tā veido pārliecību, ka organizācija virzās pareizajā virzienā un ka katram darbiniekam šajā ceļā ir svarīga loma.

Uzņēmuma stratēģija palīdz pieņemt gudrākus komunikācijas lēmumus

Iekšējās komunikācijas profesionāļi bieži saskaras ar vienu būtisku ierobežojumu – resursi nekad nav neierobežoti. Laiks, budžets, cilvēku kapacitāte un vadības uzmanība ir ierobežoti resursi. Līdz ar to nav iespējams realizēt visas idejas, kas šķiet interesantas vai vērtīgas. Šajā situācijā stratēģija šeit kļūst par filtru, kas palīdz pieņemt lēmumus.

Ja organizācijas stratēģijā kā prioritāte noteikta inovāciju attīstīšana, komunikācijas aktivitātēm būtu jāveicina darbinieku atvērtība jaunām idejām, eksperimentēšanai un sadarbībai.

Savukārt, ja uzņēmuma fokusā ir starptautiska izaugsme, komunikācijas iniciatīvas var koncentrēties uz starpkultūru sadarbību, zināšanu apmaiņu starp valstīm vai starptautisku komandu integrāciju.

Šāda pieeja palīdz atbildēt uz būtisku jautājumu: kāda ir viena aktivitāte, kuru šobrīd ir visvērtīgāk īstenot? Un atbilde bieži vien nav atrodama komunikācijas plānā. Tā ir atrodama uzņēmuma stratēģijā.

Stratēģiskā saikne palīdz iegūt vadības atbalstu

Ikviens komunikācijas profesionālis zina, cik svarīgi ir iegūt vadības atbalstu jaunām iniciatīvām. Ja iniciatīvas pamatojums balstās stratēģiskajās prioritātēs, nevis komunikācijas tendencēs vai subjektīvā pārliecībā, paveikt šo darbu ir vieglāk.

Ja var skaidri parādīt:

• kuru stratēģisko mērķi aktivitāte atbalstīs;

• kādu darbinieku uzvedību tā palīdzēs veidot;

• kāds būs ieguldījums biznesa rezultātos;

tad ievērojami pieaug iespēja saņemt nepieciešamos resursus un lēmumu pieņēmēju atbalstu. Vadītāji daudz vieglāk investē iniciatīvās, kurām ir saprotama saikne ar organizācijas nākotnes mērķiem.

7 biežākās kļūdas iekšējās komunikācijas un stratēģijas sasaistē

1. Komunikācija fokusējas uz aktivitātēm, nevis biznesa mērķiem

Stratēģija: Uzņēmums vēlas paātrināt inovāciju ieviešanu.

Komunikācija: Galvenās aktivitātes ir jubileju svinēšana, konkursi, svētku apsveikumi un izklaidējošs saturs Intranetā. Pašas par sevi šīs aktivitātes nav sliktas, taču, ja tās ir fokusā, iekšējā komunikācijā tiek ignorēts stratēģiskais uzstādījums par inovāciju kultūras īstenošanu. Šādā situācijā komunikācija rada iesaisti, bet neveido biznesam nepieciešamo uzvedību.

2. Vadība runā par vienu, bet komunikācija par kaut ko citu

Stratēģija: Efektivitātes celšana un izmaksu optimizācija.

Komunikācija: Uzsvars uz jaunām iniciatīvām, papildu projektiem un arvien jaunām aktivitātēm darbiniekiem. Darbinieki saņem pretrunīgus signālus: "Mums jāsamazina izmaksas, bet vienlaikus tiek sākts viss iespējamais." Rezultātā mazinās uzticēšanās vadības vēstījumiem.

3. Stratēģija prasa pārmaiņas, bet komunikācija tikai informē

Stratēģija: Digitālā transformācija.

Komunikācija: Izsūtīts e-pasts: "No nākamā mēneša strādājam jaunā sistēmā”, kad izpaliek:

• skaidrojums, kāpēc pārmaiņas notiek,

• vadītāju iesaiste,

• iespēja uzdot jautājumus,

• regulārs atbalsts.

Komunikācija tiek uztverta kā paziņojums, nevis pārmaiņu vadības instruments.

4. Nepareiza auditoriju izvēle

Stratēģija: Uzlabot klientu apkalpošanas kvalitāti.

Komunikācija: Kampaņa tiek fokusēta uz visiem darbiniekiem vienādi. Īstenībā lielākā ietekme ir klientu apkalpošanas komandām un viņu tiešajiem vadītājiem. Rezultātā resursi tiek izlietoti plaši, bet ne tur, kur tie radītu lielāko ietekmi.

5. Komunikācija mēra nepareizos rezultātus

Stratēģija: Palielināt sadarbību starp struktūrvienībām.

Komunikācija: Kā veiksmes rādītāju izvēlas e-pasta atvēršanas procentu. Darbinieki var atvērt visus e-pastus, bet tas nenozīmē, ka viņi sāk sadarboties citādi. Tiek mērīta komunikācijas aktivitāte, nevis biznesa ietekme, piemēram, vai kopīgie projekti tiek pabeigti laikā.

6. Stratēģija runā par kultūru, bet ikdienas komunikācija to neatspoguļo

Stratēģija: Veidot uzticībā balstītu organizācijas kultūru.

Komunikācija: Ziņas ir vienvirziena, formālas un korporatīvas. Darbiniekiem nav iespēju uzdot jautājumus vai sniegt atgriezenisko saiti. Šeit rodas tā sauktais "say-do gap" jeb plaisa starp deklarētajām vērtībām un faktisko pieredzi.

7. Vienreizēja kampaņa ilgtermiņa pārmaiņu vietā

Stratēģija: Attīstīt drošības kultūru, inovāciju kultūru vai klientcentrētu domāšanu.

Komunikācija: Viena nedēļa, viens pasākums, viena prezentācija. Taču kultūras maiņa nav komunikācijas kampaņa, tas ir ilgtermiņa process. Ja stratēģiskais mērķis ir ilgstošs, arī komunikācijai jābūt ilgstošai.

NotebookLM veidots vizuālis no autores satura

Kā pārbaudīt, vai iekšējā komunikācija palīdz sasniegt stratēģiskos mērķus?

Praksē var izšķirt divas situācijas.

1. situācija: aktivitāte jau ir izdomāta

Pieņemsim, ka jums jau ir konkrēta ideja – darbinieku pasākums, komunikācijas kampaņa, diskusiju cikls vai cita iniciatīva. Iespējams, tā aktivitāte jau notiek organizācijā gadu no gada.

Pirms virzīt to tālāk, ir vērts sev uzdot dažus jautājumus:

• Kuru konkrētu stratēģisko mērķi šī aktivitāte atbalsta?

• Vai aktivitāte ir tieši saistīta ar uzņēmuma prioritātēm?

• Kas notiks, ja šo iniciatīvu neīstenosim?

• Kādu darbinieku uzvedību vai attieksmi vēlamies mainīt?

• Kāda konkrēta rīcība sagaidāma pēc aktivitātes?

• Kā šī rīcība palīdzēs sasniegt organizācijas biznesa mērķus?

Ja uz šiem jautājumiem iespējams sniegt skaidras un pārliecinošas atbildes, iniciatīvai, visticamāk, ir pietiekami spēcīgs stratēģiskais pamatojums.

Ja atbildes ir neskaidras, iespējams, ideja ir interesanta, taču šobrīd nav prioritāra.

2. situācija: nav skaidrs, ko īsti darīt

Dažkārt situācija ir pretēja – ir budžets, ir vēlme kaut ko uzlabot iekšējā komunikācijā, taču nav skaidrs, ar ko sākt. Šādā gadījumā noderīga ir pretēja pieeja: analizēt stratēģiju caur komunikācijas prizmu.

Var uzdot sev šādus jautājumus:

• Kādu darbinieku uzvedību nepieciešams mainīt, lai stratēģija būtu veiksmīga?

• Kuras darbinieku grupas stratēģijas īstenošanā ir kritiski svarīgas?

• Kur varētu rasties pretestība pārmaiņām?

• Kādu atbalstu nepieciešams sniegt vadītājiem?

• Kādas zināšanas vai prasmes darbiniekiem trūkst?

• Vai nepieciešama vienreizēja kampaņa vai ilgtermiņa komunikācijas programma?

Šāda pieeja palīdz identificēt aktivitātes, kas ir ne tikai interesantas vai populāras, bet rada arī reālu biznesa ietekmi.

Ko iekšējā komunikācija var un nevar sasniegt?

Iekšējās komunikācijas profesionāļi var izstrādāt skaidrus vēstījumus, sagatavot vadītājus sarunām ar komandām, veidot pārliecinošus vizuālos materiālus un organizēt iesaistošas aktivitātes. Taču gala rezultātu ietekmē arī virkne citu faktoru – organizācijas kultūra, vadītāju rīcība, procesi, motivācijas sistēmas un darbinieku iepriekšējā pieredze.

Tāpēc jau iniciatīvas plānošanas posmā ir svarīgi definēt, ko komunikācija var palīdzēt sasniegt un ko tā nespēj nodrošināt viena pati.

Šāds „realitātes tests” palīdz izvairīties no nepamatotām gaidām un precīzāk novērtēt komunikācijas ieguldījumu kopējo biznesa mērķu sasniegšanā.

Kāpēc iekšējajai komunikācijai jābūt daļai no uzņēmuma stratēģijas?

Jo ciešāk iekšējā komunikācija ir saistīta ar organizācijas stratēģiju, jo lielāka ir tās ietekme. Tā palīdz ne tikai informēt darbiniekus, bet arī veidot izpratni, iedvesmot rīcībai un atbalstīt pārmaiņas.

Stratēģija palīdz komunikācijas profesionāļiem pieņemt labākus lēmumus, efektīvāk izmantot resursus un pārliecinošāk argumentēt savas iniciatīvas vadībai. Savukārt organizācijām tas nozīmē vienu ļoti būtisku ieguvumu – lielāku iespēju, ka stratēģija patiešām tiks īstenota praksē, nevis paliks tikai dokumentā.

Elīna Harčenko, LASAP biedre, iekšējās komunikācijas speciāliste