Veiksmīgas organizācijas asinsrite ir tās darbinieki. Tādēļ gudri vadītāji velta pietiekami daudz laika un finanšu resursus, lai pieņemtu darbā īstos cilvēkus, maksimāli nojauktu visas hierarhiskās barjeras un stimulētu iekšējo sadarbību. Biju uzaicināta uzstāties ar iedvesmas lekciju starptautiskas korporācijas Baltijas komandai ar mērķi iedvesmot un iedot “lielo bildi” par to, cik svarīga ir efektīva iekšējā komunikācija. Šeit dalos ar septiņām atziņām iedvesmai un pārdomām.
Efektīvākās ir ekstravertas organizācijas. Oksfordas vārdnīcā ekstraverts nozīmē – dzīvelīga un par sevi pārliecināta persona, kas priecājas būt ar citiem cilvēkiem (Extrovert is – a lively and confident person who enjoys being with other people). To pašu var teikt par organizācijām. Svarīgi ir apzināties, ka ekstravers nav tas pats, kas pļāpīgs. Paklusēt un ieklausīties varbūt ir vēl svarīgāka kompetence mūsdienās.
Kultūra “apēd” stratēģiju brokastīs. Gudri vadītāji veic nozīmīgas investīcijas, lai radītu atvērtas jeb “ekstravertas” oganizācijas kultūras. Tam palīdz tehnoloģijas: intraneti, čati utml. Bet vienmēr visefektīvākā un motivējošākā būs klātienes dabiska komunikācija. Tādēļ daudzi pāriet uz atvērtā tipa biroju, kas nojauc barjeras – gan fiziskās, gan hierarhiskās. Labs piemērs ir tikko atvērtais Lattelecom viedais birojs, kur darbinieki savas darbavietas organizē pēc projekta uzdevuma. Savukārt daudzās organizācijās, piemēram, starptautisko naudas pārvedumu start-up ar 300 darbiniekiem Transferwise, vispār nav amatu nosaukumu.
Izmantot miksētu komunikāciju. Iekšējā komunikācija ir nevis komunikācijas profesionāļu uzdevums, bet visu darbinieku pienākums. Ja nezina, tad jāizglīto, kuros gadījumos un kā komunicēt. Sapulces, tikšanās, e-pasti, apkārtraksti, video, čati, plakāti, sms… Iespēju ir daudz. Tām organizācijām, kas slimo ar “sapulču” kultūru, iesaku izrēķināt katras sapulces izmaksas (Harward Business Review). Operatīvai informācijas apmaiņai var izmantot scrum meetings – darbinieki katru rītu 15 minūtes aplī (labs ieteikums to darīt stāvus, kas garantē neaizrunāšanos) pēc kārtas atbild uz 3 jautājumiem – ko izdarīju vakar, ko darīšu šodien, vai ir kādas problēmas. Tik vienkārši.
Ieviest “nulles e-pastu” politiku. Daudzi cīnās, kā samazināt milzīgo ikdienas informācijas apjomu. Nevis, kā komunicēt vairāk – bet otrādi, kā komunicēt mazāk. Mazāk ir vairāk jeb Less is more. Ievieš nulles e-pastu politiku iekšējā komunikācijā (zero e-mail policy). Tas ieekonomē vismaz 25% darba laika, palīdz izvairīties no e-pastu radītiem uzmanības traucējumiem vismaz par 60%. Bez tam jaunākā paaudze aizvien vairāk izmanto čatus, piemēram, WhatsApp, Telegram utml.
Kopradīšana un kopā-darīšana. Komandas gars iespējams tikai pie kopējas misijas apziņas. Tā veidojas, ja “kopā-rada” un “kopā-dara”. Google izmanto Moonshot laboratorijas, kur darbinieki satiekas kopā ar mērķi radīt 10 reizes (1000%) labākus risinājumus. Tikai kopā var radīt inovācijas, piemēram, Google brilles vai Google auto. Tādēļ simpātiska ir Somijas izglītības sistēma, kur uzsvars ir nevis uz atsevišķiem mācību priekšmetiem un erudīcijas testiem, bet starpdisciplināram grupu darbam. Neviena inovācija nav radusies vienatnē, sēžot pie datora.
Ekselentas komunikācijas prasmes. Darbā pieņem nevis dēļ prasmēm, bet gan attieksmes. Jo mēs vēl nezinām tās prasmes, kas būs aktuālas pēc pieciem vai desmit gadiem. Daži pētījumi rāda, ka pēc desmit gadiem vairāk nekā 40% profesiju izzudīs dēļ robotu automatizācijas. Tādēļ ir vērts investēt komunikācijas prasmēs – aktīva klausīšanās, respekts un empātija, neverbālā komunikācija, atvērība (open minded), pozitīva domāšana, pašmotivācija.
“Paldies” spēks. Vairs nepietiek organizēt 360 grādu tikšanās vienu reizi gadā, kad priekšnieks satiekās un pārrunā ar padoto darba novērtējumu gada griezumā. Lai organizācija un tās darbinieki augtu, 360 grādu tikšanās jeb atgriezeniskās saites (novērtējuma, atzinības vai konstruktīvas kritikas) tikšanās ir jārīko katru dienu. Tik daudz problēmu tiek atrisinātas, ja darbinieki māk sniegt viens otram tūlītēju novērtējumu – gan ieteikumus un konstruktīvu kritiku, gan novērtējumu un pateicību.
Atziņās izmanti lekciju pieraksti iedvesmas lekcijai 120 cilvēkiem, starptautiskas korporācijas Baltijas komandai. Pilna prezentācija pieejama Slideshare.
Dagnija Lejiņa ir komunikācijas profesionāle ar vairāk kā 15 gadu pieredzi, vada reputācijas vadības kompāniju “Lejiņa & Šleiers”, darbojas Latvijas Asociācijas sabiedrisko attiecību profesionāļiem (LASAP) valdē, pasniedz lekcijas Rīgas Stradiņa universitātē. Kopš 2015.gada organizē starptautisku reputācijas vadības konferenci “Reputation Time”.