Biznesa komunikācijā e-pastu saziņa ieņem stabilu lomu. Efektīva e-pastu saziņa ne vien palīdz mums sasniegt mērķi, bet arī sniedz būtisku ieguldījumu pirmā iespaida radīšanā, attiecību uzturēšanā un personiskā (un organizācijas) tēla veidošanā.
Vairums no mums ik dienas saņem līdz 50 vai pat 100 e-pastiem, un darbs ar e-pastiem ir viens no mūsu ieradumiem. Esmu salikusi kontrolsarakstu ar 10 lietām, kas ikdienā man palīdz uzlabot un pilnveidot saziņu e-pastu sarakstē. Sarakstu veidoju, balstoties uz lasīto, apmācībām, t. sk., #LinkedInLearning piedāvātajiem kursiem, kā arī praktizējot e-pasta saziņu ikdienā. Priecāšos, ja mans apkopojums noderēs vēl kādam.
Ar ko sākt (pirms mēs sākam apsvērt rakstīt e-pastu)?
Pirmkārt, jādefinē saziņas mērķis – ko vēlamies panākt (informēt, ietekmēt/lūgt vai piepildīt konkrētās sociālās gaidas)? Tad jāizvērtē, vai e-pasts ir labākais rīks šo mērķu sasniegšanai. Iespējams, ka daudz efektīvāk būtu veikt zvanu vai aiziet izrunāt lietas klātienē vai pie pusdienām, kas ir mans iecienītākais formāts.
1. Domā par saņēmēju
40 % laika jāvelta sagatavošanās darbam – mēs domājam un plānojam pašu rakstīšanu. Pirms ķerties pie rakstu darba, mums jau ir jābūt skaidrībai, kāda ir galvenā ziņa, ko un kā vēlamies pateikt. Ideālajā scenārijā mēs domājam par konkrēto saņēmēju. Ja nepieciešama izpēte, lai personu tuvāk iepazītu, tad lieti noder sociālie tīkli vai uzņēmuma oficiālā informācija. Personiskā un pazemīgā pieeja ir trumpis jebkurā komunikācijā, tostarp e-pastu.
2. E-pasta tēma ir karalis
Vai ir gadījies izdzēst e-pastu, nemaz to neatverot? Ticu, ka atbilde ir apstiprinoša. Ir žēl “nokļūt miskastē” tikai tāpēc, ka mums nav izdevies uzrunāt e-pasta saņēmēju jau tēmas lodziņā un esam klasificēti kā nenozīmīgas ziņas sūtītāji. Mūsu mērķis ir e-pasta tēmas lodziņu izmantot maksimāli efektīvi, lai veicinātu tā atvēršanu un mūsu mērķa sasniegšanu. Tēmai jābūt kodolīgai un skaidri jāiezīmē saturs, piemēram: “Aktuālā informācija par izmaiņām rītdienas sapulces plkst. 14.00 dienas kārtībā” vai “Sadarbības piedāvājums no xx par kampaņu Latvijas vadošajos medijos”.
3. Rūpīga pieeja uzrunai
Manuprāt, trakākais, kas var notikt e-pasta (un ne tikai) saziņā – kļūdaini uzrunāts saņēmējs. Es šeit nerunāju par etiķeti, kas nenoliedzami ir jāievēro, bet gan par kļūdu saņēmēja vārdā un/vai uzvārdā. Svarīgi atcerēties divas lietas. Pirmā – vienmēr jācenšas uzrunāt saņēmējs vārdā un/vai uzvārdā (trīs reizes pārliecinoties par pareizrakstību), jo ikvienam patīk kā tas izskatās. Otrā – ja nav iespējas uzrunāt personīgi, tad vispārinām ar korektu uzrunu: “Labdien!” vai “Sveicināti!”.
4. Struktūra un vieglums
Biznesa komunikācijā pēdējā laikā novērota tendence e-pastos izmantot vienkāršu valodu (Plain Language) – teksts ir saņēmējam draudzīgs, tiešs, kodolīgs un precīzs, līdz ar to padarot to viegli uztveramu. Atļauts izmantot dažādus izcēlumus, piemēram, galveno e-pasta teksta sadaļu es bieži iezīmēju dzeltenā. Kad plāno e-pasta struktūru, līdzās pašsaprotamām lietām – ievadam, saturam un nobeigumam – jāpārliecinās, ka teksts nav pārblīvēts (kā es saku: “Lai teksts var elpot”), kā arī apsvēršanas vērta ir apakšpunktu izmantošana. Apakšpunkti palīdz uzskatījumu padarīt pārskatāmu un vieglāk uztveramu.
5. Galvenais vispirms
Iesaku izvairīties no garā ievada ar mazsvarīgu info un uzreiz “ķerties vērsim pie ragiem” – sākt ar e-pasta mērķi, jo pastāv varbūtība, ka saņēmējs jau pirmajās trīs sekundēs pieņems lēmumu tālāk nelasīt. Ja saņēmējam informācija nebūs saistoša, jūs nebūsiet nodevis savu galveno ziņu, ja tā būs e-pasta beigās. Savukārt, ja tā būs sākumā, to noteikti saņems.
6. Gramatika, gramatika, gramatika
Vienmēr un visur pievēršu uzmanību gramatikai un valodas stilam. Lai gan ne visi sirgst ar šo slimību, esmu droša, ka neviens nevēlas atstāt pavirša un neizglītota cilvēka iespaidu, tāpēc gramatikas likumi un labs stils ir pamats jebkurā sarakstē, ne tikai e-pastu. Ja rakstāt svarīgu e-pastu, pārlasiet to vismaz trīs reizes, pārskatiet šaubīgās vietas, uzrunu, interpunkciju, vārdu pareizrakstību utt., un, ja nepieciešams, iedodiet pārlasīt vēl kādam acu pārim vai piezvaniet uz Valsts valodas centru (tālr. nr. 67225879) pārrunāt konkrētus gramatikas likumus.
7. Paraksts
Pašsaprotama lieta, tomēr atgādināšanas vērta – pārliecinieties, ka paraksts ietver visu nepieciešamo informāciju. Grūti ar kādu sazināties telefoniski, ja parakstā tāda informācija nav atrodama. Pie tam, paraksts ir piemērota vieta sava vai organizācijas vēstījuma nodošanai.
8. Pielikumi un saņēmēji
Ja e-pastā aicināt skatīt pielikumu un tas nav atrodams, jums būs ne vien vairāk e-pastu, bet arī atstāta paviršības pēcgarša. Tieši nesen nosūtīju trīs cilvēkiem e-pastu bez prezentācijas, pretī individuāli saņemot trīs e-pastus ar aizrādījumu. Lieki patērēts laiks man un saņēmējiem, nerunājot jau par atstāto iespaidu. Tāpat neaizmirstiet uz CC pievienot cilvēkus, kuriem jābūt lietas kursā par konkrēto tēmu. Tas palīdzēs izvairīties no turpmākā e-pastu pārsūtīšanas maratona un nodrošinās visu vajadzīgo cilvēku iesaisti.
9. Rediģēšana un pārlasīšana
Ideālajā pasaulē 40 % laika jāpavada teksta pārskatīšanai un sapucēšanai. Man dažkārt pirmā teksta versija būtiski atšķiras no pēdējās, tomēr pats svarīgākais ir rezultāts un gandarījums par paveikto. Gadās, ka vienkāršs e-pasts paņem divas stundas, tomēr mēs nevaram atļauties būt pavirši – jo tas ir signāls ne tikai par mūsu zināšanām, bet arī attieksmi. Paviršs un kļūdains teksts var radīt iespaidu, ka mums nerūp saņēmējs. E-pastam ir jābūt korektam un tekstam jāatbilst vienkāršas valodas principiem.
10. Viena minūte var izglābs visu dienu
Kā savā nesenajā LinkedIn ierakstā izcēlu – jau vairāk kā desmit gadu izmantoju iespēju atlikt e-pasta nosūtīšanu par vienu minūti. Tas nozīmē, ka nosūtītais e-pasts vēl vienu minūti atrodas izsūtnes mapē. Tas dod man iespēju, pirmkārt, pārdomāt un tomēr nenosūtīt e-pastu, ja esmu to uzrakstījusi emociju vadīta, otrkārt, veikt teksta labojumus, pievienot pielikumus vai aizmirstos kontaktus uz CC. Tāpat tas palīdz izvairīties no kliedziena “Nē!” brīdī, kad e-pasts ir tikko nosūtīts.
***
Esmu droša, ka viss šis ir labi zināms; tomēr ceru, ka apkopojums kalpos kā labs atgādinājums un palīdzēs pilnveidot e-pasta saziņu, veidojot to efektīvu un jēgpilnu.
Kā vienmēr – novērtēšu komentārus un diskusiju par šo tēmu.
Kristīne Mennika, LASAP valdes locekle un Citadeles grupas korporatīvās komunikācijas vadītāja Baltijā