Pasākumu organizēšana: kā iepirkt to, kas tiešām nepieciešams ar zemākās cenas iepirkumu

Gunta Misāne
pirms 3 dienām
Lasīts 14 min

Daudzas organizācijas korporatīvos pasākumus – seminārus, konferences, apbalvošanas utt. – rīko pašas ar saviem spēkiem, tomēr nereti pasākumu organizēšanai tiek piesaistīti profesionāļi. Tas ļauj ietaupīt savu laiku un nodot tehniskos jautājumus cilvēkiem, kuri pieraduši tos risināt. Un nav noslēpums, ka valsts un pašvaldību iestādēm ir daudz vienkāršāk veikt vienu iepirkumu par visu pasākumu, nekā rīkot cenu aptaujas par katru pasākuma norisei nepieciešamo pakalpojumu atsevišķi. Līdz ar to bieži tiek organizēti zemākās cenas iepirkumi, kuros īpaši svarīgi ir skaidri un precīzi nodefinēt vajadzības, lai izvairītos no vilšanās.

Daudzus gadus strādājot pasākumu organizēšanā un ik gadu sagatavojot gandrīz 100 piedāvājumus, esmu piedzīvojusi situācijas, kad nepilnīgi nodefinēta pieprasījuma dēļ vilšanās ir gan klienta, gan organizatoru pusē. Jā, mēs patiešām pārdzīvojam, ja pēc pasākuma nav gandarījuma. Tieši tāpēc nolēmu sagatavot plašāku “špikeri” tiem, kas plāno iepirkt pasākumu organizēšanu ar zemākās cenas kritēriju. Tajā centīšos paskaidrot, kāpēc katra pozīcija ir svarīga un kā tā var ietekmēt izmaksas. Brīdinu – būs gari un detalizēti, bet, cerams, noderīgi. Un ļoti ceru, ka nākotnē būs mazāk pieprasījumu, kas izklausās pēc: “Aizej tur, nezin kur, un noorganizē to, nezin ko.”

Šis “špikeris” ir vairāk piemērots standarta valsts, pašvaldību un projektu pasākumiem. Visi radošie, īpašie, izcilie, prezentāciju un unikālie pasākumi ir pavisam cita kategorija, un tie, visticamāk, netiek iepirkti ar zemākās cenas iepirkumiem, tāpēc zemāk rakstītais tiem, iespējams, nebūs noderīgs. Tā kā pārsvarā ir nācies rīkot pasākumus Rīgā, daļa komentāru vairāk attieksies tieši uz pasākumu rīkošanas īpatnībām Rīgā, taču daudz kas ir universāls.

Sākšu ar aicinājumu iejusties izpildītāja ādā, kuram 2–5 darba dienu laikā jāizstrādā piedāvājums zemākās cenas iepirkumam. Ievelkam elpu. Padomājam. Vai jūs iekļautu izmaksās kaut ko tādu, kas, jūsuprāt, ir nepieciešams pasākuma norisei, bet pasūtītājs to nav prasījis, turklāt tas nozīmētu lielākas izmaksas un attiecīgi – risku neiegūt pasūtījumu? Turklāt var gadīties, ka pasūtītājs to nav prasījis apzināti, jo nav pieejami pietiekami līdzekļi. Iepirkumu sagatavošanas laiks lielākoties ir īss, un ne vienmēr pietiek laika precizēt, vai kaut kas būtisks jāiekļauj izmaksās, turklāt nav garantijas, ka sniegtā atbilde nonāks pie visiem pretendentiem nodrošinot vienādus nosacījumus visiem.

Tātad – ar zemākās cenas iepirkumu jūs saņemsiet tieši to, ko esat prasījuši. Un tas, vai nebūs abpusējas vilšanās, pilnībā ir atkarīgs no tā, cik skaidri un precīzi būs nodefinētas prasības.

Telpas

Skaidri norādiet, vai telpas nodrošināsiet jūs vai izpildītājs. Ja tās nodrošināsiet jūs, norādiet adresi un sniedziet telpu raksturojumu. Kāpēc tas ir svarīgi? Piemēram, ja jūsu telpas atrodas 5. stāvā bez lifta, bet pasākumam nepieciešams podests, dekorācijas, tehniskais aprīkojums un galdi, izpildītājam ir jāplāno papildu cilvēkresursi, kas visu šo aprīkojumu nogādās telpā. Tās ir papildu izmaksas.
Ja telpas jānodrošina izpildītājam, iezīmējiet, kāda tipa telpas vēlaties, protams, ja tas ir būtiski. Vai der viesnīcu konferenču centrs, vai tomēr vēlaties ko savādāku un īpašāku.
Norādiet vēlamo telpu atrašanās vietu. Dažkārt ir būtiski, lai tās atrastos tuvu centrālajai stacijai, citreiz – lai būtu ērta piekļuve ar automašīnām. Vienlaikus, ja norādāt, piemēram, prasību par telpām 1 km rādiusā no centrālās stacijas, pārbaudiet, cik reāli potenciālo vietu šādā teritorijā ir pieejamas.
Norādiet, vai nepieciešamas stāvvietas (maksas vai bezmaksas). Rīgā prasība par bezmaksas stāvvietām tuvu pilsētas centram lielākiem pasākumiem būtiski sašaurina izvēles iespējas – bieži vien līdz 2–3 vietām. Alternatīva – izpildītājs šīs izmaksas iekļaus telpu cenā, un par tām, jebkurā gadījumā, samaksāsiet jūs.
Ja iepirkumā norādāt konkrētas vēlamās pasākuma norises telpas, iepriekš pārliecinieties, ka tās konkrētajā datumā vispār ir pieejamas. Tā ir situācija, ar ko nācies saskarties ļoti bieži. Nav iespējams nodrošināt pasākumu, piemēram, Latvijas Nacionālajā mākslas muzejā, ja tajā vakarā tas jau ir aizņemts.
Jāņem vērā, ka dažās pasākumu vietās tiek noteikta minimālā obligāti iztērējamā summa telpu izmantošanas laikā – neatkarīgi no cilvēku skaita par telpu īri un ēdināšanu jāiztērē noteikta, parasti diezgan ievērojama summa. Dažās vietās ir arī stingri noteikts, kādas kafijas pauzes iespējams izvēlēties un līdz cikiem tās var pasniegt. Tas ir īpaši svarīgi, ja paredzamas izmaiņas dalībnieku skaitā vai pasākuma darba kārtībā. Mēs šīs vietas zinām un bieži izvairāmies tās piedāvāt, bet, ja rezervējat telpas paši, tas noteikti jāņem vērā.
Norādiet, vai telpā obligāti jābūt logiem. Vai tas patiešām ir būtiski? Daudzas pasākumu norises vietas ir bez logiem, un bieži vien, lai nodrošinātu labu ekrāna redzamību, telpa tāpat tiek noēnota. Tātad, iekļaujot prasību par logiem telpā, jūs būtiski sašaurināt iespējas.
Precizējiet, cik lielas telpas ir nepieciešamas. Nepietiek tikai ar dalībnieku skaitu – jānorāda arī plānotais iekārtojums: teātris, klase, bankets, kabarē, U-veida, dubultā U-veida, apaļie galdi, krēsli aplī u.tml. Piekritīsiet – 100 cilvēki teātra stilā un 100 cilvēki kabarē stilā pie apaļajiem galdiem nozīmē pilnīgi atšķirīga izmēra telpas. Var norādīt arī kvadrātmetrus, taču tas ir specifisks rādītājs un ne vienmēr praktiskākais.
Norādiet, cik telpas nepieciešamas un uz cik ilgu laiku – pilnai dienai, pusei dienas (līdz 4 stundām), tikai dažām stundām, vai pasākums turpināsies arī pēc plkst. 22.00. Ja plānota konference ar darbu grupās tikai uz dažām pēcpusdienas stundām, nav nepieciešams prasīt grupu telpas uz visu dienu – tas tieši ietekmē izmaksas.
Ja jums ir būtiski, lai telpas būtu pilnībā pieejamas cilvēkiem ar kustību traucējumiem, to noteikti norādiet. Diemžēl, joprojām ir daudz vietu, kur pieejamība nav pilnvērtīgi nodrošināta. Tas vienlaikus nozīmēs, ka izvēles iespējas būs ievērojami šaurākas.
Lai izvairītos no vilšanās par pasākuma norises vietu, iekļaujiet prasību, ka pirms piedāvājuma iesniegšanas norises vieta ir jāsaskaņo.

Tehniskais aprīkojums un tā apkalpošana

Šī, iespējams, ir sarežģītākā jebkura pasākuma iepirkuma daļa, jo pasūtītājam jāzina, kas tieši pasākumam ir nepieciešams, un jāsaprot, ko tas ir pieprasījis. Nereti iepirkumos šī sadaļa tiek mehāniski pārkopēta no iepriekšējiem pasākumiem, neiedziļinoties, un rezultātā vienkāršai konferencei tiek pieprasīta apskaņošana, kāda nepieciešama koncertam. Zemāk apkopotas būtiskākās nianses tehniskajām prasībām vienkāršākiem, ierastākiem pasākumiem – semināriem un konferencēm.

Ja telpas nodrošiniet jūs, atcerieties aprakstīt arī tajās pieejamo tehnisko aprīkojumu.
Ekrāns. Ja tas ir būtiski, nodefinējiet ekrāna izmēru. Norādiet, vai pietiek ar projektora un ekrāna kombināciju, vai arī noteikti nepieciešams LED ekrāns. Ja izvēlaties LED ekrānu, ļoti svarīgi norādīt minimālo izmēru, jo tieši tas būtiski ietekmē izmaksas.
Papildu ekrāni. Izvērtējiet, vai nepieciešami papildu ekrāni. Bieži tiek aizmirsts tā sauktais “špikera” ekrāns, kurā runātājs var redzēt prezentāciju, neskatoties atpakaļ uz lielo ekrānu. Jā, tās ir papildu izmaksas, kas mazākiem pasākumiem var būt izšķirošas. Kāpēc lai izpildītājs to iekļautu, ja tas nav prasīts?
Projektors. Dažkārt iepirkumos tiek definēta projektora jauda, izšķirtspēja un lumeni, taču praksē šīs prasības gandrīz nekad netiek faktiski pārbaudītas. Reāli neviens nelīdīs pie griestiem pārliecināties, kāds tieši projektors ir uzstādīts.
Apskaņošana. Lielākoties šeit ieteicams paļauties uz izpildītāju, kas izvēlēsies telpas izmēram un pasākuma specifikai atbilstošu skaņas sistēmu, skaļruņus, monitorus u.c. Izņēmums – ja pasākumā uzstājas jūsu nodrošināti mūziķi. Šādā gadījumā iepirkumam jāpievieno šo mūziķu tehniskais “raideris” vai jāparedz iespēja šīs izmaksas segt kā neparedzētus izdevumus. Ja mūziķus nodrošina izpildītājs, par nepieciešamo tehnisko nodrošinājumu rūpējas viņš.
Apskaņošana vairākās telpās. Ja pasākums notiek vairākās telpās, norādiet, vai un kāda apskaņošana nepieciešama katrā no tām. Nereti rodas izbrīns – kāpēc kafijas pauzes zonā nav fona mūzikas vai nav dzirdams moderatora aicinājums atgriezties zālē. Tās ir papildu izmaksas, kuras zemākās cenas iepirkumā brīvprātīgi neviens neiekļauj. Pretējā situācijā – tiek paprasīta apskaņošana visās telpās, tostarp mazai grupu darba telpai uz 20 cilvēkiem, kur faktiski mikrofoni nav nepieciešami. Tas ir lieks izdevums.
Mikrofoni. Norādiet nepieciešamo mikrofonu skaitu un veidu (galvas mikrofoni, rokas radiomikrofoni, mikrofoni statīvā, tribīnes mikrofoni, sanāksmju galda mikrofonu sistēmas u.tml.). Katrs mikrofons palielina izmaksas, un ne katrai skaņas pultij iespējams pieslēgt vajadzīgo mikrofonu skaitu. Piemēram, viesnīcu pultīm bieži vien ir tikai 3–4 ieejas. Ja nepieciešami 6 mikrofoni, jāņem atsevišķs skaņotājs ar lielāku pulti – un tās jau ir pavisam citas izmaksas.
Gaismas. Parasti pietiek norādīt, ka nepieciešams pasākumam un telpai atbilstošs apgaismojums. Izpildītāji pielāgosies tam, vai pasākums ir tikai klātienē vai nepieciešamas arī specifiskas gaismas tiešraidei. Taču noteikti norādiet, ja vēlaties dekoratīvās LED gaismas vai konkrētu objektu izgaismošanu (piemēram, lielie burti, balvas).
Slaidu pārslēdzējs. Norādiet, ja tas ir nepieciešams, jo arī tas veido papildu izmaksas.
Laika atskaite. Precizējiet, vai nepieciešams risinājums, kas ļauj runātājiem redzēt atlikušo laiku. Tas palīdz ievērot grafiku, taču arī var radīt papildu izmaksas.
Prezentāciju vadība. Jāprecizē, vai nepieciešams tehniskais darbinieks, kas no savas pults pārslēdz prezentācijas, vai arī esat gatavi to darīt paši. Ja iepirkumā prasīsiet tikai ekrānu, projektoru un datoru tribīnē, tieši to arī saņemsiet. Seminārā tas var būt pietiekami, bet konferencē izskatīsies neveikli. Šī ir sadaļa, kas bieži tiek piemirsta vai, tieši pretēji, tiek prasīta lieki. Dažkārt tehniskais cilvēks visu pasākuma laiku vienkārši nosēž telpā, lai gan pietiktu ar atbalstu pasākuma sākumā un iespēju viņu sasniegt telefoniski. Savukārt skaņotāju, gaismotāju u.tml. nav nepieciešams atsevišķi uzskaitīt – izpildītājs pats izvērtēs, kas nepieciešams.
Tulkošanas aprīkojums. Norādiet, vai obligāti nepieciešama tulku atrašanās klātienē, jo mūsdienās ir pieejami arī citi risinājumi, un izpildītājs var piedāvāt piemērotāko. Norādiet nepieciešamo austiņu skaitu. Ja tulkošana ir no angļu valodas, kuru daudzi saprot arī bez tulkojuma, prasīt austiņas visiem dalībniekiem var būt lieks izdevums.
Tulki. Parasti viens tulks var strādāt apmēram vienu stundu. Ja pasākums ir ilgāks, jāparedz divi tulki. Kafijas pauzes un pusdienu pārtraukumi tiek ieskaitīti darba laikā, jo šajā laikā tulki nevar veikt citus darbus.
Zīmju valodas tulki. Precizējiet, vai tie nepieciešami klātienē, vai tikai tiešraidei. Izmaksas šajos gadījumos atšķirsies.
Satura ietekme uz tehnisko nodrošinājumu. Norādiet, ja plānots rādīt video ar skaņu, ja prezentācijās ir iekļauti video vai ja nepieciešams nodrošināt auditorijas iesaisti ar interaktīviem rīkiem. Tas palīdzēs izvairīties no nepatīkamiem pārsteigumiem.
Interaktīvie rīki (Slido, Mentimeter, Kahoot, Google u.c.). Ja vēlaties, lai tos nodrošina izpildītājs, jāizvērtē, vai jums pietiek ar bezmaksas versiju vai nepieciešama maksas versija. Bezmaksas versijām bieži ir dalībnieku skaita un jautājumu ierobežojumi, kā arī nav iespējams rediģēt jautājumus pirms publiskas rādīšanas. Ja plānotas sensitīvas tēmas, šī funkcija var būt būtiska. Tāpēc iepirkumā norādiet plānoto dalībnieku skaitu, aptaujas apjomu un nepieciešamās funkcijas – izpildītājs atradīs piemērotāko risinājumu.

Tiešraides tehniskie jautājumi

Tiešraides ir tik specifiska pasākumu daļa, ka tām ir vērts pievērsties atsevišķi. Manā pieredzē tieši šeit visbiežāk rodas pārpratumi – pasūtītājam šķiet, ka tas ir “sīkums”, bet izpildītājam tas nozīmē pilnīgi citu sagatavošanās līmeni, tehniku un cilvēkresursus.

Sākšu ar šķietami “vienkāršāko”. Ja kāds lektors pieslēdzas, piemēram, Zoom – tā jau ir tiešraide, nevis mazs tehnisks pielikums. Tas nozīmē papildus datoru (ne to, kur iet prezentācija), pareizu skaņas saslēgumu, kameras, lai lektors redzētu auditoriju, un, ja vajag, arī tulkojumu lektoram. Plus cilvēku, kas to visu uzrauga. Tas nav “varbūt kaut kā izdarīsim esošo izmaksu ietvaros”, ja nepieciešams kvalitatīvs izpildījums.
Ja runājam par parasto vienvirziena tiešraidi – Facebook, Youtube vai mājaslapā – ieteicams jau sākumā nodefinēt, cik kameras nepieciešamas. Dažreiz var iztikt ar vienu, bet standarta minimums nelielam pasākumam ir divas: viena tuvplāniem, otra kopskatam. Trešā kamera vajadzīga, ja svarīgi redzēt auditoriju, piemēram, jautājumu laikā. Ja to nepasaka iepriekš, tiešraidē bieži redz tikai jautātāju muguras vai arī auditoriju vispār neredz.
Nereti iepirkumos prasa robotizētās kameras “tāpat vien”, jo izskatās tehniski iespaidīgi. Patiesībā tām ir jēga tikai specifiskos gadījumos, piemēram, pilnos hibrīdpasākumos pie U veida galda, kur jāparāda katrs runātājs, tad operators telpas vidū tiešām traucētu. Pārējos gadījumos tā ir pakalpojuma sniedzēja profesionālā izvēle – vai izmantot operatoru, vai dārgākas robotkameras. Gala rezultāts skatītājam nemainās.
Ja pasākumam ir hibrīda elementi – daļa runātāju ir klātienē, daļa pieslēdzas attālināti – tas noteikti ir jāpasaka. Šādam modelim ir cita sagatavošanās, citi risinājumi un citas izmaksas.
Pilns hibrīds ir vēl nākamais līmenis. Tas nozīmē, ka visi visus redz, dzird, var runāt savā starpā un pasākums vienlīdz labi darbojas gan klātienē, gan attālināti. Šis nav “vienkārši ar kameru pārraidīt pasākumu”. Te viss tehniskais nodrošinājums ir pilnīgi citā līmenī un ar citām izmaksām.
Ja pasākums pilnībā notiek tiešsaistē, tad ir jāzina – platformu nodrošināsiet jūs vai izpildītājs? Vai būs darba grupas? Vai vajadzīgs tulkojums? Šīs nianses ļoti maina tehnisko risinājumu.
Ieraksts. Te ir svarīgi saprast, ko tieši vajag: vienu lielu failu vai sadalītu pa runātājiem/sadaļām, vienā vai vairākās valodās, ar vai bez zīmju valodas tulka. Jebkura montāža ir papildu darbs un papildu izmaksas.
Titri un subtitri. Ja vajag titrus tiešraides laikā vai subtitrus ierakstam, tas ir jāpasaka. Ja pasākumam jau ir nodrošināts zīmju valodas tulks, vienkārši iesaku padomāt, vai subtitri patiešām būs praktiski vajadzīgi, īpaši garos pasākumos.
Tulkojums tiešraidē ir atsevišķs stāsts. Facebook un Youtube tiešraidēs var palaist tikai vienu valodu. Ja ir svarīgi, lai cilvēki var izvēlēties valodu, tad tiešraide jāorganizē citā platformā un jāparedz sarežģītāks tehniskais risinājums, kas, protams, maksā vairāk. Ja tas iepriekš nav pateikts, to “pa ceļam” vairs neizdarīsi.

Ēdināšana

Šis nenoliedzami ir sāpīgs jautājums, jo valsts un pašvaldību iestādēs bieži ir noteikti ēdināšanas limiti. Turklāt – nereti tādi, kas pieņemti pirms vairākiem gadiem un vairs neatbilst reālajām izmaksām.

Sākšu ar pašu sāpīgāko – izpratni par to, ka ēdiena izmaksas un apkalpošanas izmaksas ir divi atsevišķi pakalpojumi. Ēdienu var rēķināt “uz cilvēku”, bet apkalpošanu tā rēķināt nevar. Viesmīļa darbs, galdauti, piegāde, kafijas aparāts nekļūst lētāki tikai tāpēc, ka no 50 cilvēkiem samazina skaitu uz 45. Nevar “nogriezt” daļu galdauta, piegādes busiņam no tā degviela nepaliks lētāka, un viesmīlis strādās tikpat ilgi. Jā, izmaksu līmenis atšķirsies, ja pasākums ir 50 vai 200 cilvēkiem, taču nelielām skaita izmaiņām tas būtiski nemainās. Tieši šeit ir lielākie pārpratumi. Absurdākais piemērs – kad tiek prasīts ēdināšanas izmaksās uz cilvēku iekļaut arī stāvgaldus ar galdautiem. Vai noteikt, ka servisu drīkst rēķināt, piemēram, ne vairāk kā 2 EUR uz personu 20 cilvēku kafijas pauzei, bet beigās dalībnieku skaitu samazina līdz 15. Padomājiet paši, ko tas nozīmē ēdinātājam. Stāvgalds taču lētāks nekļūs. Tāpēc milzīgs paldies tām iestādēm, kas ļauj atsevišķi norādīt ēdiena izmaksas un atsevišķi – apkalpošanas izmaksas. Jā, ir situācijas, kad mazam pasākumam apkalpošanas izmaksas ir lielākas nekā ēdiena izmaksas, bet tas ir normāli – viesmīļa, galdautu un transporta izmaksas nemainās atkarībā no tā, vai jāapkalpo 10 vai 40 cilvēki.
Ja jūsu organizācijai ir noteikti ēdināšanas limiti, norādiet tos iepirkumā vienmēr, pat ja pieprasījumu sūtat jau desmito reizi. Izpildītājam jūs reti kad esat vienīgais klients, tāpēc atcerēties katras iestādes limitus nav reāli. Turklāt izpildītājs nevar izvērtēt, vai konkrētais pasākums ir augsta līmeņa, kam nereti pieļaujami lielāki limiti.
Aprakstot kafijas pauzes, norādiet vēlamo uzkodu skaitu, stilu un līmeni. Vai vajadzīgas kanapē tipa uzkodas, vai der sviestmaizes un bulciņas? Pietiks ar 1–2 uzkodām, vai vajadzīgas 6 uzkodas katram dalībniekam? Varbūt pietiek tikai ar kafiju, tēju un cepumiem. Ja pasākums ir īpaši nozīmīgs, var pat pievienot attēlus ar vēlamo līmeni – tas ļoti palīdz.
Jānorāda, vai nepieciešamas siltās vai aukstās pusdienas/vakariņas, der bufetes stils vai nepieciešama pasniegšana ar apkalpošanu. Cik plaša izvēle jānodrošina pamatēdieniem? Vai visiem jābūt iespējai izvēlēties starp gaļu/zivi/veģetāro, vai pietiek ar vienu pamatēdienu, alternatīvas paredzot tikai tiem, kam ir īpaši uztura ierobežojumi. Nereti aukstās pusdienas ar salātiem un sviestmaizēm var izrādīties pat dārgākas nekā siltās pusdienas ar vienu pamatēdiena izvēli. Norādiet arī – vai pie pusdienām nepieciešama kafija un tēja. Jā, ir pasūtītāji, kam taupības nolūkos pie pusdienām pietiek tikai ar ūdeni vai sulu. Pie vakariņām – vai jānodrošina vīns vai alus? Cik glāzes uz personu?
Norādiet, vai jānodrošina stāvgaldi un vai nepieciešami galdauti. Tas šķiet pašsaprotami, taču ir organizācijas, kas taupības dēļ tos nevēlas. Ja to nepasakāt, izpildītājs tos vienkārši neplānos.

Moderators, eksperti, lektori, muzikālais noformējums

Šie cilvēki ļoti bieži kļūst par izšķirošo faktoru tam, vai pasākums izdosies. Tomēr arī zemākās cenas iepirkumā var nodrošināties pret pilnīgu vilšanos.

Ja jau esat vienojušies ar konkrētu moderatoru, ekspertu vai lektoru, iepirkumā var norādīt, ka attiecīgajai pozīcijai jāparedz noteikta summa. Vienīgi vispirms pārliecinieties, kādā veidā varēs veikt samaksu un kāda nodokļu nomaksa jāparedz.
Ja zināt, ko vēlaties, bet vēl neesat vienojušies, varat iepirkumā norādīt vairākus piemērus. Izpildītājs ar viņiem sazināsies un vienosies. Varat arī noteikt, ka kandidātiem, kurus esat nosaukuši kā piemērus, pierādījumi par atbilstību prasībām nav jāpievieno, bet pārējiem – jāiesniedz.
Ja neesat vienojušies vai nezināt, kas būtu piemērotākais risinājums, nodefinējiet, kādām prasībām kandidātam jāatbilst un kādai pieredzei jābūt.
Muzikālais noformējums. Nodefinējiet pēc iespējas konkrētāk, kādu muzikālo risinājumu vēlaties. Izmaksu atšķirība ir milzīga – tas var būt tikai fona muzikālais celiņš, viens saksofonists vai 10 cilvēku grupa.
Atcerieties, ka jāparedz līdzekļi arī AKKA/LAA vai LAIPA licences apmaksai.
Lai izvairītos no vilšanās, varat prasīt, lai piedāvātās personas pirms piedāvājuma iesniegšanas tiek saskaņotas ar jums.

Dekorācijas, iekārtojums, vizuālais noformējums

Vienkāršākiem semināriem šī pozīcija parasti nav izšķiroša, taču konferencēm un svinīgākiem pasākumiem vizuālais noformējums var būt ļoti būtisks veiksmes elements. Ja tas ir svarīgi, iepirkuma pieprasījumā vērts precizēt vairākas lietas.

Runātāju tribīne. Vai tā vispār ir nepieciešama? Varbūt pietiks ar stāvgaldu vai zemu galdu? Ne visās norises vietās ir tribīne, tāpēc to bieži nākas īrēt, kas nozīmē papildu izmaksas.
Skatuve / podests. Ja nepieciešams podests, jānorāda tā izmērs (parasti to veido no 1×2 m segmentiem, tāpēc izmēram vajadzētu “dalīties” ar šo moduļu izmēru). Cik augstu to vajag? Standarts ir 20 cm vai 40 cm, viss augstākais jau būs īpašs pasūtījums ar lielākām izmaksām. Vai vajag paklāju? Vai konkrētas krāsas paklāju?
Krēsli paneļdiskusijai. Cik krēslu vajadzēs? Vai tie var būt tie paši, kas auditorijai, vai nepieciešami vizuāli “labāki”? Ja svarīga ir krāsa vai dizains, jārēķinās ar papildu izmaksām.
Galdi runātājiem vai prezidijam. Cik cilvēkiem? Ar vai bez galdautiem?
Baneri, planšetes, drukas materiāli. Ja nepieciešami baneri, komateksa planšetes u.c. vizuālie materiāli, tas jāpasaka jau pieprasījumā – ar izmēriem un materiālu prasībām. Svarīgi saprast arī to, ka tos nevar izgatavot pēdējā brīdī – jāparedz pietiekams laiks.
Skatuves dekorācijas. Noteikti ir jānorāda, ka vēlaties kaut ko vairāk par tukšu skatuvi. Varat pieprasījumā ielikt attēlus ar līdzīgu stilu, kas jūs apmierina. Tas palīdzēs saprast cik plaši var izvērst dekorāciju piedāvājumu.
Pasākuma vizuālā identitāte. Ja sagaidāt, ka to izstrādā izpildītājs, tas ir skaidri jānorāda. Pretējā gadījumā viņš gaidīs visu no pasūtītāja. Ja nepieciešami arī maketi ielūgumiem, sociālajiem tīkliem, darba kārtībai, prezentācijām u.c., tas jāapraksta detalizēti – tā ir dizaineru darba apmaksa, kas jāplāno budžetā.
Ziedi un dekoratīvie augi. Ja vēlaties dzīvus vai mākslīgos augus kā noformējuma elementu, to arī nepieciešams paredzēt pieprasījumā, vismaz ar minimāli definētām prasībām.

Foto un video pakalpojumi

Fotogrāfs. Cik stundas nepieciešami fotogrāfa pakalpojumi? Vai vēlaties saņemt daļu bildes jau pasākuma laikā, vai pietiek ar nākamās dienas piegādi? Vai nepieciešams atsevišķs fotogrāfs pie foto sienas vai citām īpašām aktivitātēm?
Atskata video. Cik ilgam jābūt atskata video? Vai pietiek ar vienu video vai vajadzīgi vairāki? Vai jāveic intervijas pasākuma laikā? Vai filmētājam jābūt klāt visā pasākuma laikā, vai tikai noteiktos brīžos? Kādā valodā vai valodās jāgatavo video? Vai nepieciešami titri vai subtitri?
Pasākuma ieraksts. Skatīt tiešraides un tehniskā aprīkojuma sadaļas punktus par ierakstu.
Foto būda / 360° video. Norādiet, cik ilgi pasākuma laikā šie pakalpojumi būs nepieciešami.

Vārdu kartes, kakla lentes un citi drukas darbi

Šoreiz pieminēšu tikai tos dažus drukas darbus, kas tieši saistīti ar pasākumu norisi. Visiem drukas darbiem varat pievienot attēlus vai piemērus – tas palīdzēs izpildītājam saprast vajadzības un izvairīties no pārpratumiem.

Vārdu kartes. Kādas vārda kartes nepieciešamas? Pietiek ar uzlīmēm vai vienkāršām plastikāta piespraužamām kartēm, vai nepieciešamas lentēs karināmas A6 izmēra abpusējas pilnkrāsu kartes ar darba kārtību un QR kodu? Izmaksu atšķirības starp variantiem ir ļoti būtiskas.
Kakla lentas. Vienkrāsainas vienalga kādā krāsā vai ar konkrētu krāsu? Nepieciešamas ar apdruku? Cik krāsās? Kāds platums? Materiāls?
Pildspalvas. Vai nepieciešama apdruka? Kas jāuzdrukā? Cik krāsās? Cik apdrukas laukumi?
Darba kārtības. Cik kopijās? Vienpusēja vai abpusēja apdruka? Krāsains vai melnbalts?
Izdales materiāli. Cik lapas jāsagatavo? Izmērs? Krāsainas vai melnbaltas?

Citi pakalpojumi

Dalībnieku transports. Norādiet, cik cilvēku, kad un no kurienes uz kurieni jāpārvadā. Svarīgi precizēt, vai nepieciešams transports augsta līmeņa viesiem – tas būtiski ietekmē izmaksas.
Mantu transports. Vai nepieciešams nodrošināt mantu pārvadājumu no/pasūtītāja telpām? Cik daudz mantu jāved? Ja nepieciešams kravas transports, šī informācija ir īpaši svarīga.
Gidi. Norādiet laiku, ilgumu, valodu un maršrutu ekskursijai. Vai nepieciešams ekskursijas skaņas aprīkojums (raidītājs un uztvērēji dalībniekiem)? Bez šāda aprīkojuma viens gids var apkalpot tikai 15–20 cilvēku grupu.
Ekskursijas ar ieejas biļetēm objektos. Norādiet nepieciešamo biļešu skaitu un pārliecinieties, ka izvēlētais objekts būs atvērts jūsu ekskursijas laikā. Daudzi pasākumi beidzas pēc vēlamo ekskursiju objektu darba laikiem, tāpēc šis ir būtiski.

Neparedzētie izdevumi

Pat ja šķiet, ka esat par visu padomājuši, nereti rodas izdevumi, kas iepriekš nav paredzami. Šeit ir vairāki iespējamie risinājumi:

Pieprasījumā paredzēt, ka piedāvājumā jāiekļauj noteikta summa neparedzētiem izdevumiem. Šīs summas izmantošana tiek saskaņota ar pasūtītāju, un, ja tās netiek izmantotas, summa tiek noņemta no pakalpojuma kopējās cenas.

Līgumā var paredzēt, ka pakalpojuma summu, savstarpēji saskaņojot, var palielināt par noteiktu procentu, piemēram, 10–15%.

Sarežģītāka un mazliet “slidenāka” pieeja ir līguma grozījumi, paredzot papildus pakalpojumus. Šī metode var būt problemātiska no iepirkumu caurspīdīguma viedokļa, tāpēc jāizmanto piesardzīgi.

Nelietderīga informācijas pieprasīšana iepirkumos

Gatavojot piedāvājumus, nereti nākas sastapties ar informācijas pieprasījumiem, kas šķiet novecojuši vai visai nelietderīgi. Piemēram, norādīt faksa numuru – kas mūsdienās vēl lieto faksu?

Izpildītāja un tā darbinieku pieredzes apraksts lielākos iepirkumos būtu atsevišķa raksta vērts. Nereti piedāvājuma sagatavošanā pieredzes apraksts aizņem visvairāk laika, jo katra iestāde izvēlas savu tabulu formātu vai CV veidlapu. Sapņojam par brīdi, kad līdzīgiem pakalpojumiem – šajā gadījumā pasākumu organizēšanai – valsts iestādēm tiktu pieņemts vienots standarts pieredzes aprakstam: vienas un tās pašas ailes netiktu pārvietotas dažādos veidos, un netiktu prasīta lieka informācija, kuras sameklēšanai jāpatērē daudz laika.

Piemēram, izpildītāja pieredzes aprakstā ir gadījies kad prasa norādīt līguma numuru ar klientu un atbilstošo iepirkuma numuru. Vai tiešām šī informācija ir nepieciešama? Vai kāds pārbaudīs EIS, ka šāds iepirkums ir bijis, vai tomēr sazināsies ar attiecīgā klienta kontaktpersonu, lai pārliecinātos par sniegto pakalpojumu? Turklāt, ja pieredzes aprakstam klāt jāpieņem atsauksme vai cits apliecinošs dokuments, šī informācija bieži vien jau ir tajā.

Tāpat, vai pieredzes aprakstā Latvijas valsts iestādēm tiešām nepieciešams norādīt reģistrācijas numurus un reģistrācijas adreses? Šo prasību var saprast privātiem klientiem, piemēram, SIA “Ziediņš”, bet valsts vai pašvaldību iestādēm – vai tiešām Latvijā ir vairākas Izglītības un zinātnes ministrijas?

Noslēgumā

Visticamāk, šajā rakstā neizdevās iekļaut pilnīgi visas situācijas, kas rodas pasākumu plānošanas procesā. Tomēr esmu nosaukusi tās, kas biežāk rada pārpratumus. Ja tomēr rodas jautājumi par pasākumu pieprasījumu definēšanu, par kuriem vēlaties pārrunāt praktiskus risinājumus, droši sazinieties ar mani: gunta@comperio.lv. Protams, tas attiecas tikai uz gadījumiem, kas neradīs interešu konfliktu.

Gunta Misāne, SIA “Comperio” līdzīpašniece